Datele tale rămân ale tale. Nu le partajăm cu nimeni.

1. Cine suntem

Admino PRO (admino.ro) este o platformă SaaS pentru administrarea after school-urilor și a unităților de educație privată din România. Platforma procesează date personale în două calități:

• Operator de date — pentru datele utilizatorilor platformei (conturile de acces, datele de autentificare).
• Persoană împuternicită (Processor) — pentru datele introduse de organizații în platformă (elevi, părinți, clienți, facturi), unde organizația este operatorul de date.

Contact protecția datelor: hello @ admino dot pro

2. Ce date personale prelucrăm

A. Datele utilizatorilor (conturile de acces)

Categorie	Exemple	Scop
Date de identificare	Nume, prenume, email	Crearea și gestionarea contului
Date de autentificare	Parolă (hash), sesiune	Securitatea accesului
Date firmă	CUI, denumire, adresă, reg. comerțului	Identificare fiscală, conformitate e-Factura
Date tehnice	IP, user agent, timestamp-uri	Securitate, audit, depanare

B. Datele introduse de organizații

Organizațiile care folosesc Admino PRO introduc date despre persoane cu care au relații contractuale. Admino PRO prelucrează aceste date exclusiv în numele organizației (ca Processor):

Persoane vizate	Categorie date	Scop
Elevi / Copii	Nume, prenume, dată naștere, grupa/clasă	Evidența înscrierilor, gestionarea programelor
Părinți / Reprezentanți legali	Nume, email, telefon, adresă, CNP (dacă necesar)	Contact, facturare, comunicare
Clienți persoane juridice	Denumire, CUI, adresă, cont bancar	Facturare, relație comercială
Angajați / Colaboratori	Nume, email, rol în platformă	Acces multi-user, audit acțiuni

3. Cu cine partajăm datele (și cu cine nu)

Singurele situații în care datele pot fi transmise sunt:

• ANAF / e-Factura — la transmiterea e-Facturilor, conform obligațiilor legale ale organizației. Aceasta este inițiată de tine, nu de noi.
• Stripe (procesare plăți) — când organizația activează funcția de plăți online, datele de card ale plătitorului sunt transmise direct către Stripe, Inc. Admino PRO nu stochează niciodată date de card. Stripe procesează plățile conform standardului PCI DSS și acționează ca operator independent pentru datele de plată. Transferul se realizează pe baza Clauzelor Contractuale Standard (SCC) conform Art. 46 GDPR. Detalii: stripe.com/privacy.
• Furnizori de infrastructură — pentru stocarea și funcționarea platformei, pe baza unor contracte de prelucrare (DPA) conforme cu GDPR:
  • DigitalOcean (hosting, Frankfurt, Germania) — DPA
  • Resend (email tranzacțional) — DPA
• Autorități competente — exclusiv la solicitare legală (mandat, ordonanță judecătorească).

Nu folosim servicii de analiză terțe (Google Analytics, Meta Pixel, etc.). Nu integrăm SDK-uri de advertising. Nu monetizăm datele în niciun mod.

4. Transferuri internaționale de date

Datele sunt stocate pe servere situate în Frankfurt, Germania (DigitalOcean), în interiorul Uniunii Europene.

Stripe, Inc. este o companie cu sediul în SUA. Transferul datelor de plată către Stripe se realizează pe baza Clauzelor Contractuale Standard (SCC) adoptate de Comisia Europeană, care asigură un nivel de protecție echivalent cu cel din UE. Stripe deține și certificare EU-US Data Privacy Framework.

Nu există alte transferuri de date personale în afara Spațiului Economic European.

5. Temeiul legal al prelucrării

• Executarea contractului (Art. 6(1)(b) GDPR) — pentru furnizarea serviciului.
• Obligație legală (Art. 6(1)(c) GDPR) — pentru documente fiscale (facturi, 10 ani conform Codului Fiscal).
• Interes legitim (Art. 6(1)(f) GDPR) — pentru securitatea platformei și prevenirea fraudei.
• Consimțământ (Art. 6(1)(a) GDPR) — pentru comunicări de marketing (poate fi retras oricând).

6. Obligațiile organizației ca operator de date

Când o organizație introduce date personale ale elevilor, părinților sau clienților în Admino PRO, organizația este operatorul de date. Admino PRO acționează doar ca processor.

Organizația este responsabilă pentru:

• Obținerea consimțământului sau a altui temei legal de la persoanele vizate.
• Informarea persoanelor vizate că datele lor vor fi prelucrate prin Admino PRO.
• Asigurarea exactității datelor introduse.
• Gestionarea cererilor de acces, rectificare sau ștergere.
• Respectarea drepturilor minorilor — copiii sub 16 ani necesită consimțământul părintelui.

7. Cât timp păstrăm datele

Tip de date	Perioadă	Motiv
Contul de utilizator	Pe durata utilizării + 30 zile	Posibilitate de recuperare cont
Facturi emise	10 ani de la emitere	Obligație legală — Codul Fiscal
Date clienți/elevi	Pe durata relației contractuale	Furnizare serviciu
Log-uri tehnice	90 de zile	Securitate, depanare

8. Securitatea datelor

• Parolele sunt stocate exclusiv ca hash-uri criptografice (bcrypt) — niciodată în clar.
• Toate comunicațiile sunt criptate prin HTTPS (TLS).
• Accesul la date este restricționat pe bază de sesiune autentificată și roluri.
• Izolarea datelor între organizații (multi-tenancy) — fiecare organizație vede doar propriile date.
• Cookie-uri de sesiune cu HttpOnly și SameSite=Strict.
• Headere de securitate HTTP (HSTS, X-Frame-Options, X-Content-Type-Options).
• Datele de card nu sunt stocate de Admino PRO — procesarea este delegată integral către Stripe (PCI DSS Level 1).

9. Drepturile tale

Conform GDPR, ai următoarele drepturi:

• Dreptul de acces (Art. 15) — să afli ce date deținem.
• Dreptul la rectificare (Art. 16) — să corectezi datele inexacte.
• Dreptul la ștergere (Art. 17) — „dreptul de a fi uitat" (cu excepția obligațiilor legale).
• Dreptul la restricționare (Art. 18) — să limitezi prelucrarea.
• Dreptul la portabilitate (Art. 20) — să primești datele în format structurat.
• Dreptul la opoziție (Art. 21) — să te opui prelucrării pe interes legitim.

Cum exerciți aceste drepturi:

• Utilizatori (deținători de cont) — contactează-ne la hello @ admino dot pro.
• Părinți, elevi, clienți finali — contactează organizația (after school-ul) care a introdus datele.

Termen de răspuns: maximum 30 de zile.

Plângeri: ANSPDCP — www.dataprotection.ro

10. Cookie-uri

Folosim un număr minim de cookie-uri, exclusiv funcționale:

• Cookie de sesiune (PHPSESSID) — necesar pentru autentificare, se șterge la închiderea browserului.
• Preferință temă (light/dark) — stocat în localStorage, nu este un cookie.

Nu folosim cookie-uri de tracking, analiză comportamentală sau publicitate. Nu este necesar banner de consimțământ deoarece folosim doar cookie-uri strict necesare.

11. Aplicația mobilă Admino PRO

Admino PRO oferă o aplicație mobilă (iOS și Android) destinată părinților / reprezentanților legali. Aplicația permite vizualizarea informațiilor despre copii, primirea de anunțuri și notificări, comunicarea cu organizația și consultarea documentelor de facturare.

A. Date colectate prin aplicație

Categorie	Exemple	Scop
Date de identificare	Email, nume, prenume	Autentificare și personalizare
Token notificări push	Expo push token, identificator dispozitiv, platformă (iOS/Android)	Livrarea notificărilor push
Date tehnice	Platformă, versiune aplicație, identificator dispozitiv	Funcționare, depanare, compatibilitate
Date de utilizare (analitică)	Ecrane vizitate, acțiuni în app, erori tehnice	Îmbunătățirea produsului — fără identificare directă (se folosește un ID intern, nu email)
Date vizualizate	Informații copii, mesaje, anunțuri, facturi	Furnizarea serviciului — datele aparțin organizației (Admino = Processor)

B. Permisiuni solicitate

Permisiune	Obligatorie?	Scop
Notificări push	Nu (opțională)	Primirea de alerte despre anunțuri, mesaje și facturi

Aplicația nu solicită acces la: locație/GPS, cameră, microfon, contacte, calendar, galerie foto sau date biometrice.

C. Stocare locală pe dispozitiv

• Token de autentificare — stocat criptat în iOS Keychain / Android Keystore (prin Expo Secure Store).
• Preferințe — temă vizuală (light/dark), filtru copil activ — stocate local, niciodată transmise către server.
• Email — reținut local pentru reluarea autentificării via magic link.

D. Servicii terțe utilizate de aplicație

Serviciu	Scop	Date transmise	Locație servere
Expo Push Service	Livrarea notificărilor push către iOS (APNs) și Android (FCM)	Push token, titlu și conținut notificare	SUA (Expo, Inc.) — Privacy Policy
PostHog	Analitică de produs (utilizare anonimizată)	ID intern utilizator (nu email), evenimente de interacțiune, erori	UE (Frankfurt) — Privacy Policy

E. Tracking și publicitate

F. Ștergerea contului

Poți solicita ștergerea completă a contului direct din aplicație (Setări → Ștergere cont) sau prin email la hello @ admino dot pro. La ștergere:

• Contul și datele de autentificare sunt eliminate definitiv.
• Token-urile push sunt dezactivate și șterse.
• Datele de analitică anonimizate (PostHog) nu pot fi asociate contului șters.
• Datele introduse de organizație (elevi, facturi) rămân în gestiunea organizației ca operator de date.

G. Apple App Privacy Labels (App Store)

Conform cerințelor Apple, declarăm următoarele categorii de date:

Categorie Apple	Date	Utilizare	Linked to Identity?
Contact Info	Email, Nume	App Functionality	Da
Identifiers	Device ID (doar pentru push)	App Functionality	Da
Usage Data	Product Interaction, Crash Data	Analytics	Nu

Date NOT collected: Location, Health & Fitness, Financial Info (carduri), Contacts, Photos/Videos, Audio, Browsing History, Search History, Sensitive Info, Diagnostics (beyond crash data).

Data Used to Track You: Niciuna. Aplicația nu te urmărește între alte aplicații sau site-uri web.

12. Modificări ale politicii

Această politică poate fi actualizată. Modificările semnificative vor fi comunicate cu cel puțin 15 zile înainte de intrarea în vigoare, prin email sau notificare în platformă.

13. Contact

Pentru întrebări sau solicitări privind datele personale:

• Email: hello @ admino dot pro

Autoritatea de supraveghere: ANSPDCP — www.dataprotection.ro

Ultima actualizare: 10 aprilie 2026