← Înapoi la Admino

Politica de Confidențialitate

Conformă cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) · Ultima actualizare: 21 februarie 2026

1. Cine suntem

Admino (admino.ro) este o platformă SaaS pentru administrarea after school-urilor și a unităților de educație privată din România. Platforma procesează date personale în două calități distincte:

• Operator de date — pentru datele Utilizatorilor platformei (conturile de acces, datele de autentificare).
• Persoană împuternicită (Processor) — pentru datele introduse de Organizații în platformă (elevi, părinți, clienți, facturi), unde Organizația este Operatorul de date.

Contact responsabil protecția datelor: privacy@admino.ro

2. Ce date personale prelucrăm

A. Datele Utilizatorilor (conturile de acces)

Categorie date	Exemple	Scop
Date de identificare	Nume, prenume, email	Crearea și gestionarea contului
Date de autentificare	Parolă (hash), sesiune	Securitatea accesului
Date firmă	CUI, denumire, adresă sediu, reg. comerțului	Identificare fiscală, conformitate e-Factura
Date tehnice	IP, user agent, timestamp-uri acțiuni	Securitate, audit, depanare

B. Datele introduse de Organizații (elevi, părinți, clienți)

Organizațiile care folosesc Admino introduc în platformă date despre persoane cu care au relații contractuale. Admino prelucrează aceste date exclusiv în numele Organizației (ca Processor):

Persoane vizate	Categorie date	Scop
Elevi / Copii	Nume, prenume, dată naștere, grupa/clasă	Evidența înscrierilor, gestionarea programelor educaționale
Părinți / Reprezentanți legali	Nume, prenume, email, telefon, adresă, CNP (dacă este necesar pentru facturare PF)	Contact, facturare, comunicare cu familia
Clienți persoane juridice	Denumire firmă, CUI, adresă, cont bancar, persoană de contact	Facturare, relație comercială
Angajați / Colaboratori ai Organizației	Nume, email, rol în platformă	Acces multi-user, audit acțiuni

3. Temeiul legal al prelucrării

• Executarea contractului (Art. 6(1)(b) GDPR) — pentru furnizarea serviciului către Utilizatori și Organizații.
• Obligație legală (Art. 6(1)(c) GDPR) — pentru păstrarea documentelor fiscale (facturi) conform Codului Fiscal (10 ani).
• Interes legitim (Art. 6(1)(f) GDPR) — pentru securitatea platformei, prevenirea fraudei și îmbunătățirea serviciului.
• Consimțământ (Art. 6(1)(a) GDPR) — pentru comunicări de marketing (newsletter), dacă este cazul. Consimțământul poate fi retras oricând.

4. Obligațiile Organizației ca Operator de date

Când o Organizație (after school, club educativ etc.) introduce date personale ale elevilor, părinților sau clienților în Admino, Organizația este Operatorul de date pentru acele informații. Admino acționează doar ca Persoană Împuternicită (Processor).

Organizația este responsabilă pentru:

• Obținerea consimțământului sau a altui temei legal valid de la persoanele vizate (părinți, elevi, clienți) înainte de a introduce datele lor în platformă.
• Informarea persoanelor vizate că datele lor vor fi stocate și prelucrate prin intermediul platformei Admino.
• Asigurarea exactității și actualizării datelor introduse.
• Gestionarea cererilor de acces, rectificare sau ștergere primite de la persoanele vizate.
• Respectarea drepturilor minorilor — în cazul copiilor sub 16 ani, consimțământul trebuie dat de titularul răspunderii părintești.
• Notificarea Admino în cazul unei încălcări a securității datelor care afectează datele stocate pe platformă.

Datele copiilor (minori sub 16 ani) — platformul Admino nu este destinat utilizării directe de către copii. Datele minorilor sunt introduse exclusiv de Organizație (after school), cu acordul părinților sau al reprezentanților legali, în baza relației contractuale de înscriere.

5. Obligațiile Admino ca Processor

Admino se angajează să:

• Prelucreze datele doar conform instrucțiunilor Organizației și exclusiv în scopul furnizării serviciului.
• Nu dezvăluie și nu transfere datele către terți, cu excepția cazurilor prevăzute în această politică sau impuse de lege.
• Implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor.
• Asiste Organizația în îndeplinirea obligațiilor față de persoanele vizate (dreptul de acces, rectificare, ștergere etc.).
• Notifice Organizația fără întârziere nejustificată în cazul unei breșe de securitate.
• La încetarea relației contractuale, returneze sau șteargă datele, conform instrucțiunilor Organizației și cu respectarea obligațiilor legale de arhivare.

6. Cât timp păstrăm datele

Tip de date	Perioadă de păstrare	Motiv
Contul de Utilizator	Pe durata utilizării + 30 zile după ștergere	Posibilitate de recuperare cont
Facturi emise	10 ani de la emitere	Obligație legală — Codul Fiscal art. 25
Date clienți/elevi	Pe durata relației contractuale cu Organizația	Furnizare serviciu
Log-uri tehnice	90 de zile	Securitate, depanare
Date de facturare (snapshot)	10 ani	Imutabilitatea documentelor fiscale

Datele sunt „soft deleted" (marcate ca șterse) și nu mai sunt accesibile în interfață, dar pot fi păstrate în baza de date pentru conformitate fiscală. La expirarea perioadei legale, datele sunt anonimizate sau șterse definitiv.

7. Drepturile persoanelor vizate

Conform GDPR, orice persoană ale cărei date sunt prelucrate prin Admino are următoarele drepturi:

• Dreptul de acces (Art. 15) — să afli ce date deținem despre tine.
• Dreptul la rectificare (Art. 16) — să corectezi datele inexacte.
• Dreptul la ștergere (Art. 17) — „dreptul de a fi uitat", cu excepția datelor pe care suntem obligați legal să le păstrăm (facturi).
• Dreptul la restricționarea prelucrării (Art. 18) — să limitezi modul în care sunt folosite datele tale.
• Dreptul la portabilitatea datelor (Art. 20) — să primești datele tale într-un format structurat și interoperabil.
• Dreptul la opoziție (Art. 21) — să te opui prelucrării bazate pe interes legitim.
• Dreptul de a nu fi supus unei decizii automatizate (Art. 22) — Admino nu utilizează profilare sau decizii automate cu efect juridic.

Cum se exercită drepturile:

• Utilizatorii (deținătorii de cont) — contactează direct Admino la privacy@admino.ro.
• Părinții, elevii, clienții finali (ale căror date au fost introduse de Organizație) — contactează Organizația (after school-ul) care a introdus datele. Organizația, în calitate de Operator, va gestiona cererea și ne va transmite instrucțiunile necesare.

Termenul de răspuns: maximum 30 de zile de la primirea cererii.

Dacă consideri că drepturile tale nu sunt respectate, poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — www.dataprotection.ro.

8. Securitatea datelor

Admino implementează măsuri tehnice și organizatorice pentru protecția datelor personale:

• Parolele sunt stocate exclusiv ca hash-uri criptografice (bcrypt) — nu în clar.
• Comunicațiile sunt criptate prin HTTPS (TLS).
• Accesul la date este restricționat pe bază de sesiune autentificată și roluri.
• Izolarea datelor între Organizații (multi-tenancy) — fiecare Organizație vede doar propriile date.
• Headere de securitate HTTP (X-Frame-Options, X-Content-Type-Options, HSTS, Referrer-Policy).
• Cookie-uri de sesiune configurate cu HttpOnly și SameSite=Strict.

9. Partajarea datelor cu terți

Admino nu vinde date personale către terți. Datele pot fi partajate doar în următoarele situații:

• ANAF / Servicii guvernamentale — la transmiterea e-Facturilor, conform obligațiilor legale ale Organizației.
• Furnizori de hosting și infrastructură — pentru stocarea și disponibilitatea platformei, pe baza unor contracte de prelucrare (DPA).
• Furnizori de email tranzacțional — pentru trimiterea facturilor pe email și notificări de sistem.
• Autorități competente — la solicitare legală (mandat, ordonanță judecătorească).

Datele sunt stocate pe servere din Uniunea Europeană. Nu transferăm date în afara Spațiului Economic European (SEE) fără garanții adecvate.

10. Cookie-uri

Admino folosește un număr minim de cookie-uri, exclusiv funcționale:

• Cookie de sesiune (PHPSESSID) — necesar pentru autentificare. Se șterge la închiderea browserului.
• Preferință temă (light/dark) — stocat local (localStorage), nu este un cookie.

Nu folosim cookie-uri de tracking, analiză comportamentală sau publicitate. Nu este necesar un banner de consimțământ cookie deoarece folosim doar cookie-uri strict necesare funcționării.

11. Modificări ale Politicii

Această politică poate fi actualizată periodic. Modificările semnificative vor fi comunicate prin email sau prin notificare în platformă, cu cel puțin 15 zile înainte de intrarea în vigoare.

Data ultimei actualizări este indicată în partea de sus a paginii.

12. Contact

Pentru orice întrebări sau solicitări privind datele personale:

• Email protecția datelor: privacy@admino.ro
• Email general: contact@admino.ro

Autoritatea de supraveghere:
ANSPDCP — Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal
www.dataprotection.ro